POLÍTICA DE REGISTROS PÚBLICOS PARA A Cidade de Sevierville, TN

De acordo com o Tenn. Code Ann. § 10-7-503 (g), a seguinte Política de Registros Públicos para a cidade de Sevierville, TN é adotada pelo Conselho de Prefeitos e Vereadores para fornecer acesso econômico e eficiente aos registros públicos, conforme previsto na Lei de Registros Públicos do Tennessee ( “TPRA”) no Tennessee Code Ann. § 10-7-501 e seguintes.

O TPRA dispõe que todos os registros estaduais, distritais e municipais deverão, em todos os momentos do horário comercial, estar abertos para inspeção pessoal por qualquer cidadão deste estado, e os responsáveis ​​pelos registros não deverão recusar tal direito de inspeção a qualquer cidadão, a menos que previsto de outra forma pela lei estadual. Veja Tenn. Código Ann. § 10-7-503(a)(2)(A). Conseqüentemente, presume-se que os registros públicos da cidade de Sevierville, TN estejam abertos para inspeção, salvo disposição em contrário da lei.

O pessoal da cidade de Sevierville, TN fornecerá acesso e assistência de forma oportuna e eficiente às pessoas que solicitam visualizar ou receber cópias de registros públicos. Nenhuma disposição desta Política deverá ser usada para impedir o acesso a registros públicos. No entanto, a integridade e organização dos registros públicos, bem como a operação eficiente e segura da cidade de Sevierville, TN serão protegidas conforme previsto na legislação vigente. As preocupações sobre esta Política devem ser encaminhadas ao Coordenador de Solicitação de Registros Públicos da cidade de Sevierville, TN ou ao Tennessee Office of Open Records Counsel (“OORC”).

Esta Política está disponível para fiscalização e duplicação na prefeitura. Além disso, esta Política é publicada online em www.seviervilletn.org. Esta Política será revisada conforme necessário.

Esta Política será aplicada de forma consistente em todos os vários escritórios, departamentos e/ou divisões da cidade de Sevierville, TN.

I. Definições:

A. Custodiante de Registros: O escritório, oficial ou funcionário legalmente responsável pela custódia direta e cuidado de um registro público. Veja Tenn. Código Ann. § 10-7-503(a)(1)(C). O custodiante dos registros não é necessariamente o preparador ou receptor original dos registros.

B. Registros Públicos: Todos os documentos, papéis, cartas, mapas, livros, fotografias, microfilmes, arquivos e saídas de processamento eletrônico de dados, filmes, gravações sonoras ou outros materiais, independentemente da forma física ou características, feitos ou recebidos de acordo com a lei ou portaria ou em conexão com a transação de negócios oficiais por qualquer agência governamental. Veja Tenn. Código Ann. § 10-7-503(a)(1)(A).

C. Coordenador de Solicitação de Registros Públicos: O indivíduo, ou indivíduos, designados na Seção III, A.3 desta Política que tem, ou tem, a responsabilidade de garantir que as solicitações de registros públicos sejam encaminhadas para o custodiante de registros apropriado e sejam atendidas de acordo com o TPRA. Veja Tenn. Código Ann. § 10-7-503(a)(1)(B). O Coordenador de Solicitação de Registros Públicos também pode ser um custodiante de registros.

D. Solicitante: Pessoa que busca acesso a um registro público, seja para inspeção ou duplicação.

II. Solicitando acesso a registros públicos

A. As solicitações de registros públicos devem ser feitas ao Coordenador de Solicitação de Registros Públicos (“PRRC”) ou seu representante ou por meio de envio on-line, a fim de garantir que as solicitações de registros públicos sejam encaminhadas para o custodiante de registros apropriado e atendidas em tempo hábil.

B. Os pedidos apenas de inspeção não podem ser feitos por escrito. O PRRC solicitará um endereço postal ou de e-mail ao solicitante para fornecer qualquer comunicação escrita exigida pelo TPRA.

C. Os pedidos de inspeção podem ser feitos oralmente ou por escrito no Formulário A na cidade de Sevierville, TN City Hall, 120 Gary Wade Blvd, Sevierville, TN 37862, ou na cidade de Sevierville, TN Police Department, 300 Gary Wade Blvd. ., Sevierville, TN 37862, ou pelo telefone 865-868-1695, ou por e-mail para Este endereço de e-mail está protegido contra spambots. Você deve habilitar o JavaScript para visualizá-lo.ou on-line em www.seviervilletn.org.

D. As solicitações de cópias, ou solicitações de inspeção e cópias, deverão ser feitas por escrito no Formulário A, pessoalmente ou por correio na cidade de Sevierville, TN City Hall, 120 Gary Wade Blvd, Sevierville, TN 37862, ou na cidade de Sevierville, TN Police Department, 300 Gary Wade Blvd., Sevierville, TN 37862, ou pelo telefone 865-868-1695, ou por e-mail para Este endereço de e-mail está protegido contra spambots. Você deve habilitar o JavaScript para visualizá-lo.ou on-line em www.seviervilletn.org.

E. A prova de cidadania do Tennessee através da apresentação de uma carteira de motorista válida do Tennessee ou forma alternativa aceitável de identificação é necessária como condição para inspecionar ou receber cópias de registros públicos.

III. Respondendo a solicitações de registros públicos

A. Coordenador de solicitação de registros públicos

1. O PRRC analisará os pedidos de registos públicos e tomará uma decisão inicial sobre o seguinte:

a. Se o solicitante forneceu prova de cidadania do Tennessee;

b. Se os registros solicitados estiverem descritos com especificidade suficiente para identificá-los; e

c. Se a cidade de Sevierville, TN for a guardiã dos registros.

2. O PRRC acusará a recepção do pedido e tomará qualquer uma das seguintes medidas apropriadas:

a. Informar o solicitante desta Política e das eleições efetuadas sobre:

eu. Prova de cidadania do Tennessee;

ii. Formulário(s) necessário(s) para cópias;

iii. Taxas (e limites trabalhistas e isenções, se aplicável); e

4. Agregação de solicitações múltiplas ou frequentes.

b. Se apropriado, negue o pedido por escrito, fornecendo os fundamentos apropriados, como um dos seguintes:

eu. O solicitante não é ou não apresentou provas de ser cidadão do Tennessee;

ii. A solicitação carece de especificidade;

iii. Uma isenção torna o registo não sujeito a divulgação ao abrigo do TPRA;

4. A cidade de Sevierville, TN não é a guardiã dos registros solicitados; ou

v. Os registros não existem.

c. Se apropriado, entre em contato com o solicitante para ver se a solicitação pode ser reduzida.

d. Encaminhe a solicitação de registros ao custodiante de registros apropriado na cidade de Sevierville, TN.

3. O PRRC designado é:

a. Cidade de Sevierville, Oficial de Informação Pública do TN.

b. Informações de contato: Cidade de Sevierville, 300 Gary Wade Blvd, Sevierville, Tennessee 37862, pelo telefone 865-868-1695 ou por e-mail para Este endereço de e-mail está protegido contra spambots. Você deve habilitar o JavaScript para visualizá-lo..
 

B. Custodiante de Registros

1. Ao receber uma solicitação de registros públicos, o custodiante dos registros deverá disponibilizar imediatamente os registros públicos solicitados, de acordo com Tenn. Code Ann. § 10-7-503. Se o custodiante dos registros não tiver certeza de que uma isenção aplicável se aplica, o custodiante poderá consultar o PRRC, o advogado ou o OORC.

2. Se não for possível fornecer prontamente os registros solicitados porque é necessário tempo adicional para determinar se os registros solicitados existem; pesquisar, recuperar ou de outra forma obter acesso a registros; para determinar se os registros estão abertos; redigir registros; ou por outros motivos semelhantes, o custodiante dos registros deverá, no prazo de sete (7) dias úteis a partir do recebimento da solicitação pelo custodiante dos registros, enviar ao solicitante um Formulário de Resposta à Solicitação de Registros Públicos preenchido, anexado como Formulário B, com base no formulário desenvolvido pela OORC.

3. Se um custodiante de registros negar uma solicitação de registro público, ele ou ela deverá negar a solicitação por escrito, conforme previsto na Seção III.A.2.b, e poderá usar o Formulário de Resposta à Solicitação de Registros Públicos B.

4. Se um custodiante de registros determinar razoavelmente que a produção de registros deve ser segmentada porque a solicitação de registros é para um grande volume de registros, ou é necessário tempo adicional para preparar os registros para acesso, o custodiante de registros deverá usar o Formulário B de Resposta à Solicitação de Registros Públicos. notificar o solicitante de que a produção dos registros será em segmentos e que um cronograma de produção de registros será fornecido tão rapidamente quanto possível. Se apropriado, o custodiante dos registros deverá entrar em contato com o solicitante para verificar se a solicitação pode ser restringida.

5. Se um custodiante de registros descobrir que os registros que respondem a uma solicitação de registros foram omitidos, o custodiante de registros deverá entrar em contato com o solicitante sobre a omissão e apresentar os registros o mais rápido possível.

C. Redação

1. Se um registo contiver informação confidencial ou informação que não esteja aberta à inspeção pública, o custodiante dos registos deve preparar uma cópia editada antes de fornecer o acesso. Se surgirem dúvidas relativas à redação, o custodiante dos registros deverá coordenar-se com o advogado ou outras partes apropriadas em relação à revisão e redação dos registros. O custodiante dos registos e o PRRC também podem consultar o OORC.

2. Sempre que for fornecido um registo editado, um custodiante dos registos deverá fornecer ao requerente a base para a supressão. A base dada para a redação será de natureza geral e não divulgará informações confidenciais.

4. Inspeção de Registros

A. Não haverá cobrança pela inspeção de registros públicos.

B. O local para inspeção dos registros nos escritórios da cidade de Sevierville, TN será determinado pelo PRRC ou pelo custodiante dos registros.

C. Quando existir uma base razoável, o PRRC ou um depositário de registos pode exigir uma nomeação para inspeção.

V. Cópias de Registros

A. O custodiante de registros deverá responder prontamente a uma solicitação de cópias de registros públicos da maneira mais econômica e eficiente possível.

B. As cópias estarão disponíveis para retirada no escritório oficial designado pela cidade de Sevierville, TN.

C. Mediante pagamento de taxas e postagem, as cópias serão entregues no endereço residencial do solicitante pelo Serviço Postal dos Estados Unidos.

D. O solicitante não poderá fazer cópias de registros com equipamentos pessoais, que não sejam câmeras portáteis, incluindo câmeras de telefones celulares. Os solicitantes podem adquirir dispositivos de armazenamento na cidade de Sevierville, TN, nos quais os registros serão baixados.

VI. Taxas e Encargos e Procedimentos para Faturamento e Pagamento

Taxas e cobranças por cópias de registros públicos não devem ser usadas para impedir o acesso aos registros públicos.    

A. Os custodiantes dos registros fornecerão aos solicitantes uma estimativa detalhada dos encargos antes de produzirem cópias dos registros e poderão exigir o pré-pagamento de tais encargos antes de produzirem os registros solicitados.

B. Nenhuma taxa será cobrada para solicitações rotineiras de cópias de pequenos documentos que sejam facilmente acessíveis aos funcionários da cidade, tais como agendas de reuniões públicas e atas aprovadas, avisos públicos, relatórios de acidentes, relatórios de prisões e relatórios de incidentes. Em outros casos em que as taxas de cópias e mão de obra não excedam US$ 50.00, as taxas poderão ser dispensadas. Os pedidos de isenção de taxas acima de US$ 50.00 devem ser apresentados ao Administrador da Cidade, que está autorizado a determinar se tal isenção é do melhor interesse da Cidade de Sevierville e para o bem público. As taxas associadas a solicitações de registros agregados não serão isentas.

C. As taxas e encargos pelas cópias são os seguintes:

1. US$ 0.15 por página para cópias em preto e branco em tamanho carta e ofício.

2. US$ 0.50 por página para cópias coloridas em tamanho carta e ofício, quando disponíveis.

3. O custo real de qualquer outro meio no qual um registro/informação está sendo produzido.

4. Trabalhe quando o tempo exceder uma hora.

5. Se for utilizado um fornecedor externo, os custos reais avaliados pelo fornecedor.

D. O pagamento poderá ser feito em dinheiro, cheque pessoal ou cartão de crédito e apresentado ao Custodiante de Registros apropriado. Todos os pagamentos com cartão de crédito incluirão taxas de processamento de cartão de crédito.

E. O pagamento antecipado da compilação dos registros solicitados será exigido quando os custos forem estimados em exceder US$ 50.00.

F. Agregação de Solicitações Frequentes e Múltiplas

1. A cidade de Sevierville agregará solicitações de registros de acordo com a Política de Solicitações Frequentes e Múltiplas promulgada pela OORC quando mais de quatro solicitações forem recebidas dentro de um mês civil (seja de um único indivíduo ou de um grupo de indivíduos considerados trabalhando em conjunto) .

2. Se forem recebidos mais de quatro pedidos num mês civil:

a. Os pedidos de registos serão agregados ao nível do PRRC.

b. O PRRC é responsável por determinar se um grupo de indivíduos está a trabalhar em conjunto. O PRRC ou o guardião dos registos informarão os indivíduos que foram considerados como estando a trabalhar em conjunto e que têm o direito de recorrer da decisão para o OORC.

As solicitações de itens liberados rotineiramente e prontamente acessíveis estão isentas da seção VI.F. Esses registros incluem, mas não estão limitados a: agendas de reuniões públicas e atas aprovadas, avisos públicos, relatórios de acidentes, relatórios de prisões e relatórios de incidentes.